Sobre el cliente

El cliente es una distribuidora española de productos de construcción con más de 220 empleados y actividad en todo el territorio nacional. Gestiona un alto volumen de pedidos y entregas semanales para obras públicas y privadas, trabajando con múltiples proveedores, clientes y agentes logísticos. El área administrativa y de operaciones se enfrenta diariamente al reto de procesar, validar y archivar cientos de documentos, incluyendo pedidos, albaranes de entrega y facturas, cuyo control es esencial para la eficiencia y la trazabilidad.

El reto

En la operativa diaria, la empresa debía cotejar manualmente cada factura recibida con su correspondiente pedido y albarán, asegurando que los importes, cantidades, referencias y condiciones coincidieran exactamente. Este proceso, realizado principalmente en papel o mediante herramientas ofimáticas tradicionales, era altamente repetitivo, propenso a errores y dependía de la intervención constante del personal administrativo. Además, cualquier discrepancia requería un trabajo adicional de revisión y resolución, incrementando los tiempos de gestión y el riesgo de pérdidas económicas por pagos erróneos o no detectados.

La necesidad era clara: automatizar el proceso de lectura y validación cruzada de documentos para reducir la carga administrativa, aumentar la seguridad y liberar recursos para tareas de mayor valor añadido.

La solución

Desde Unnic AI se diseñó, desarrolló e implementó una solución integral de lector y validador automático de documentos basada en inteligencia artificial y procesamiento documental avanzado:

●     Captura y digitalización: Mediante tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) avanzada, la solución permite digitalizar automáticamente facturas, albaranes y pedidos recibidos en PDF, papel o correo electrónico.
●     Extracción inteligente de datos: Los sistemas de IA extraen y estructuran los datos clave de cada documento (números de referencia, productos, cantidades, importes, fechas, condiciones…) y los normalizan para comparación cruzada.
●     Motor de validación automatizada: El sistema coteja cada factura recibida con su correspondiente pedido y albarán en segundos, identificando coincidencias, discrepancias y alertando en tiempo real de cualquier anomalía.
●     Interfaz de revisión y control: Los usuarios pueden revisar el estado de cada documento, visualizar incidencias, aprobar automáticamente los documentos correctos y derivar solo los casos con errores al departamento correspondiente.
●     Integración con sistemas ERP: La solución se integró con el ERP de la empresa para alimentar automáticamente los procesos contables y de control, minimizando la necesidad de intervención manual.

Resultados e impacto

La implantación del lector y validador de documentos ha supuesto un cambio radical en la gestión administrativa y operativa de la empresa:

●     Reducción del 90 % en el tiempo dedicado al cotejo y revisión de documentos.
●     Eliminación de errores en la validación y contabilización, aumentando la seguridad financiera y la confianza de los equipos.

●     Ahorro estimado de más de 8.500 € mensuales en costes de personal y retrabajos.

●     Visibilidad y trazabilidad total de cada pedido, albarán y factura en todo el ciclo de vida del documento.

●     Satisfacción de los empleados: el equipo administrativo puede centrarse en tareas de análisis y optimización, en lugar de procesos rutinarios.

Conclusión

Este proyecto muestra el potencial de la automatización inteligente aplicada a la gestión documental en empresas con alto volumen de operaciones. El lector y validador automático de Unnic AI ha permitido a la distribuidora de materiales de construcción transformar un proceso crítico, costoso y tradicionalmente manual en una fuente de eficiencia, control y ventaja competitiva. La apuesta por la innovación tecnológica ha redundado no solo en ahorros económicos tangibles, sino en una mejora clara de la calidad y la agilidad organizativa.